Byggesagsadministration for andelsboligforeninger

Af Jens Arentoft, administrator A.D., www.ejendomsadministration.nu


BESTYRELSEN ønsker byggesag/renoveringsarbejde igangsat.

 ADMINISTRATOR og BESTYRELSEN kontakter arkitekt og træffer aftale om udarbejdelse af beslutningsgrundlag (Tilstandsrapport, overslagsbudget eller lign.).

 ARKITEKT udarbejder tilstandrapport med overslag og forslag til budgetramme.

 ADMINISTRATOR opretter sag og etablerer sagsomslag til byggesagspapirer i henhold til arkiveringsindeks.

 BESTYRELSE, ADMINISTRATOR og ARKITEKT beslutter budgetramme for byggeri.

 ADMINISTRATOR beregner forhøjelse af boligafgiften udfra den fremlagte budgetramme.

 Bygningsforslag, budgetramme og afgiftsforhøjelse forelægges GENERALFORSAMLINGEN.

 GENERALFORSAMLINGEN vedtager bygningsforslag, budget og afgiftsforhøjelse. Beslutningen skal klart fremgå af generalforsamlingsreferatet. ADMINISTRATOR meddeler beslutningen til ARKITEKT.

 ARKITEKT fremsender udkast til teknisk rådgiveraftale til ADMINISTRATOR for gennemgang og BESTYRELSEN underskriver herefter aftaleformular.

 ADMINISTRATOR orienterer realkreditinstitut om byggeplanerne og sikrer sig, at sagen vil kunne finansieres endeligt ved realkreditlån.

 ADMINISTRATOR orienterer banken og sikrer sig, at byggelån vil kunne optages indenfor budgetrammen.

 ARKITEKT udarbejder projekt, tilbudsmateriale m.v. og gør klar til at afholde licitation.

 ADMINISTRATOR indhenter forhåndstilsagn om byggelån hos foreningens bankforbindelse. Bekræftelse af forhåndstilsagn meddeles BESTYRELSE og ARKITEKT.

 Ca. 4 uger før udsendelse af materiale til entreprenørerne for afgivelse af tilbud, fremsender ARKITEKT til ADMINISTRATOR en liste over de entreprenører, man agter at bede om tilbud.

 ADMINISTRATOR rekvirer oplysning om bankforbindelse fra de enkelte entreprenører.

 ADMINISTRATOR hjemtager soliditetsoplysninger gennem andelsboligforeningens bank på alle entreprenører, der ønskes indbudt. Eventuelt negative oplysninger meddeles til BESTYRELSE og ARKITEKT.

 ARKITEKT fremsender udkast til udbudsmateriale til BESTYRELSE og ADMINISTRATOR.

ADMINISTRATOR gennemgår udbudsmaterialets juridiske indhold, herunder afvigelser til AB92.

 ARKITEKT udsender licitationsmateriale til de godkendte entreprenører.

 ARKITEKT afholder licitation og udarbejder på grundlag af de indkomne tilbud og i samarbejde med ADMINISTRATOR et endeligt byggebudget med en kort beskrivelse af de byggearbejder, budgettet omfatter.

Det endelige byggebudget, fremsendes til BESTYRELSEN.

 ADMINISTRATOR udfærdiger ansøgning til realkreditinstitut. Ansøgningen skal indeholde en beskrivelse af byggesagen samt en oversigt over forventede byggeomkostninger.

 Ansøgningen bilægges:

·  Kopi af foreningens seneste godkendte årsregnskab.

·  Kopi af BBR – meddelelse.

·  Kopi af vedtaget driftsbudget.

·  Kopi af foreningens vedtægter.

·  Kopi af generalforsamlingsreferat med beslutning om byggesag.

·  Kopi af byggebudget.

 REALKREDITINSTITUTTET bevilger lånet.

 ADMINISTRATOR udfærdiger låneansøgning til banken. Ansøgningen skal indeholde følgende oplysninger:

·  Foreningens navn, beliggenhed og matrikelnummer.

·  Antal andele og lejere.

·  Projektbeskrivelse.

·  Finansieringsforslag.

·  Liste med rådgivergruppe.

 Ansøgningen bilægges:

·  Kopi af foreningens seneste godkendte årsregnskab.

·  Kopi af vedtaget driftsbudget.

·  Kopi af foreningens vedtægter.

·  Kopi af generalforsamlingsreferat med beslutning om byggesag.

·  Kopi af licitationsresultat.

·  Kopi af byggebudget.

·  Kopi af realkreditinstituttets lånetilbud.

 BANKEN fremsender lånetilbud.

 ARKITEKTEN udarbejder udkast til entrepriseaftale og fremsender denne til ADMINISTRATOR.

 ADMINISTRATOR gennemgår entrepriseaftalen og meddeler godkendelse/ændringer til ARKITEKTEN.

 BESTYRELSEN underskriver entrepriseaftalen i 2 eksemplarer og fremsender disse til ADMINISTRATOR som videresender disse til entreprenøren for underskrift.

 ENTREPRENØREN returnerer 1 eksemplar af entrepriseaftalen i underskrevet stand tillige med den forlangte sikkerhedsstillelse og dokumentation for ansvarsforsikring.

 ADMINISTRATOR godkender sikkerhedsstillelse og ansvarsforsikring og opbevarer sikkerhedsstillelsen.

 ADMINISTRATOR sender accept til banken af lånetilbud. Accepten skal indeholde følgende oplysninger:

·  Liste over bestyrelsens sammensætning og præcisering af foreningens tegningsregler i.h.t. vedtægten samt henvisning til vedlagt kopi af generalforsamlingsreferat.

·  Ønsket dato, (klokkeslæt) og sted for underskrift af diverse dokumenter.

 Accepten skal bilægges:

·  Kopi af generalforsamlingsreferat, hvoraf bestyrelsens sammensætning fremgår.

·  Originalt skøde.

·  Kopier af entrepriseaftaler.

·  Originalpantebrev m.v. fra realkreditinstitut.

 ADMINISTRATOR ansøger foreningens sædvanlige forsikringsselskab om tegning af midlertidig udvidelse af eksisterende forsikring med entrepriseforsikring.

 Ansøgningen skal indeholde:

·  Kort beskrivelse af byggesagen med besked om, at yderligere oplysninger kan rekvireres hos arkitekten.

·  Krav til, hvad forsikringen skal dække.

 Ansøgningen skal bilægges:

·  Byggebudget udarbejdet på grundlag af licitationsresultat.

·  Beskrivelse af byggearbejderne.

 ADMINISTRATOR kontrollerer om forsikringen har det dækningsomfang som fremgår af udbudsmaterialet.

 BANKEN gør lånedokumenterne til byggelånet klar til underskrift.

 BANKEN giver ADMINISTRATOR besked om, hvornår og hvor dokumenterne kan underskrives.

ADMINISTRATOR indkalder evt. hele eller en del af bestyrelsen til underskrift af dokumenterne hos ADMINISTRATOR.

 Vedr. transporter:

Nogle håndværkere vil udbede sig notering af en transport på entreprisebeløbet hvilket sikrer dem, at beløbet er til disposition, når entreprenørens arbejde er udført.

ADMINISTRATOR vejleder bestyrelsen i disse sager. Under alle omstændigheder må transporterne kun noteres indenfor byggelånets rammer og kun for arbejder udført i henhold til tilbud og kun til betaling efter arkitektens godkendelse.

 ARKITEKTEN anmoder bestyrelsen om at udvælge et byggeudvalg på to personer. Disse to, (der ikke behøver at være medlemmer af bestyrelsen) gives af andelsboligforeningen fuldmagt til at træffe afgørelser i byggesagen på foreningens vegne, herunder godkende aftalesedler for ekstra

arbejder ud over kontraktarbejderne.

Udvalget skal være repræsenteret ved byggemøder der efter byggeriets start holdes én gang ugentligt mellem arkitekt, entreprenører og Byggeudvalg.

 BESTYRELSEN udsteder fuldmagt til arkitekt til at attestere og videreanvise håndværkerregninger indenfor det vedtagne endelige budget.

 BESTYRELSEN udsteder fuldmagt til ADMINISTRATOR til indenfor det vedtagne budget at anmode BANKEN om at betale de af arkitekten anviste håndværkerregninger og arkitektens egne honorar- og udlægsregninger.

 ARKITEKTEN indkalder entreprenører og andelsboligforeningens byggeudvalg til opstartsmøde med projektgennemgang og gensidig orientering. Mødet afsluttes med, at byggeriet igangsættes og første byggemøde berammes.

 ENTREPRENØRERNE påbegynder arbejdet på pladsen.

 ARKITEKTEN varetager tilsyn og byggeledelse og indkalder til ugentlige byggemøder med deltagelse af entreprenører, andelsboligforeningens byggeudvalg, eventuelt øvrige rådgivere og byggeledelsen.

Byggeudvalget sørger for, at beboerne i videst muligt omfang orienteres om, hvorledes arbejdet skrider frem og udvalget fungerer i det hele taget som kontaktled mellem beboerne og byggeriets parter. Det er således udvalgets opgave at bistå ved møder, varsling om håndværkernes adgang til lejlighederne og beboerorientering om eventuelle ændringer af tidsplaner og projekt samt andre trufne beslutninger.

ARKITEKTEN  udfærdiger referat fra byggemøderne, der tilsendes alle byggeriets parter og ADMINISTRATOR som gennemlæser referaterne for at følge med i byggesagen og eventuelt kommentere punkter vedrørende juridiske og økonomiske forhold.

Indenfor det endelige byggebudget kan alle økonomiske beslutninger tages på byggemødet.

 ENTREPRENØRERNE fremsender regninger.

Regningerne stiles til den pågældende andelsboligforening, men fremsendes til ARKITEKTEN, der kontrollerer for regnefejl, kontrollerer om den fakturerede ydelse er udført og udført kontraktmæssigt, og om entreprenøren har foretaget garantitilbageholdelse på regningen.

Når ARKITEKTEN har godkendt regningen, attesterer han den, anviser den til udbetaling og fremsender den til ADMINISTRATOR.

 ARKITEKTENS egne honorarregninger fremsendes til ADMINISTRATOR, der kontrollerer, at beløbet ligger indenfor den i budget og kontrakt fastsatte ramme.

 ADMINISTRATOR foranstalter løbende betaling af regninger fra håndværkere og ARKITEKT.

Note vedr. betaling af fakturaer:

·  Fakturaen modtages med posten.

·  Tager en kopi af fakturaen. Kopien anvises til betaling og sendes til foreningens bank til betaling over det etablerede byggelån.

·  Original faktura arkiveres i bilagsmappe for byggesagen. Fakturabeløb indtastes i regneark for kontrol af om budget er overholdt.

·  Kvittering fra banken modtages med post.

·  Kvitteringen hæftes sammen med fakturakopien i bilagsmappen. På regnearket kontrolleres  betalingsdatoen.

 Når alle byggearbejderne er færdige, gennemgår ARKITEKTEN byggearbejder og indkalder mangelliste fra beboerne, hvorefter ARKITEKTEN indkalder til afleveringsforretning.

 I afleveringsforretningen deltager byggeudvalg, byggeledelse og entreprenørerne. Forretningen består i en gennemgang af det færdige resultat og udfærdigelse af mangellister. Disse fremsendes sammen med referat af afleveringsforretningen til parterne. Kopi til ADMINISTRATOR.

Af praktiske årsager omfatter en afleveringsforretning ofte kun en etape af byggeriet som for eksempel besigtigelse af en facadereparation, inden stilladset nedtages og flyttes til en anden del af bygningen.

 Når ARKITEKTEN har kontrolleret, at de påpegede mangler er afhjulpet, indkalder han slutregninger fra håndværkerne, kontrollerer og attesterer dem og anviser dem til udbetaling. Derefter udarbejder ARKITEKTEN det endelige tekniske byggeregnskab (samlede udgifter til håndværkere og byggeledelse), fremsender til ADMINISTRATOR.

 ARKITEKTEN færdigmelder byggeriet til kommunen og fremsender drifts- og vedligeholdelsesplan til ADMINISTRATOR og BESTYRELSEN.

 ADMINISTRATOR anmoder realkreditinstituttets vurderingsinspektør om, at godkende det færdige byggeri.

 REALKREDITINSTITUTTET frigiver lånet og fremsender en opstilling over dette til BANKEN og ADMINISTRATOR.

 Hvis byggesagsomkostningerne overstiger byggelånet, foranstalter ADMINISTRATOR optagelse af yderligere lån.

 EKSTRAORDINÆRE UDGIFTER

Hvis der i et byggesagsforløb viser sig at komme ekstraudgifter, der overstiger budgetrammen f.eks. på grund af konstatering af et hidtil skjult svampeangreb skal ARKITEKT advisere bestyrelsen og ADMINISTRATOR, således at der kan tages stilling til arbejdets udførelse, finansiering og eventuelt, om det er nødvendigt at forelægge sagen for andelshaverne på en ekstraordinær generalforsamling.

 1ÅRS GARANTIEFTERSYN

Inden 1år efter byggeriets afslutning indkalder ARKITEKTEN gennem bestyrelsen igen eventuelle mangellister. ARKITEKTEN indkalder rettidigt entreprenøren til 1 års eftersyn. Derefter udføres  afhjælpning af eventuelle mangler.

 Når arkitekten har kontrolleret, at manglerne er afhjulpet, anmoder han ADMINISTRATOR om at nedskrive entreprenørernes sikkerhedsstillelser eventuelt på visse nærmere angivne betingelser.

 5 ÅRS GARANTIEFTERSYN

Inden 5 år efter byggeriets afslutning indkalder ARKITEKTEN gennem bestyrelsen igen eventuelle mangellister. ARKITEKTEN indkalder rettidigt entreprenøren til 5 års eftersyn. Derefter udføres  afhjælpning af eventuelle mangler.

Når arkitekten har kontrolleret, at manglerne er afhjulpet, anmoder han ADMINISTRATOR om at frigive entreprenørernes sikkerhedsstillelser eventuelt på visse nærmere angivne betingelser

 Byggesagen er dermed afsluttet.

  

Note vedrørende regnearket.

 Regnearket indeholder følgende oplysninger:

Foreningens navn og interne nummer.

Bank og byggelånskontonummer.

Navn på håndværkerfirmaer.

De enkelte licitationsbeløb.

Kolonner til:

·  Fakturanummer.

·  Fakturadato.

·  Fakturabeløb incl. moms.

·  Anvisningsdato til bank.

·  Betalingsdato.

 Under hver enkelt håndværker findes en kolonne til bevægelse og en til saldo.

ADMINISTRATOR holder løbende øje med udviklingen i håndværkerudgifterne og orienterer arkitekten, såfremt arkitekten har overset, at beløbene i det endelige byggebudget overskrides.

 

Tilbage til ejendomsjura